Vi è arrivato un anello in regalo e la vostra immaginazione sta volando? Avete regalato l’anello e vi hanno dato il compito di organizzare tutto? Non sono stati avvistati anelli ma avete il compito di realizzare l’Evento? Chiaramente le idee vanno a 1000 ma vediamo insieme alcuni consigli pratici per organizzare un matrimonio affinché il design possa sposare gli aspetti tecnici.
Definire il budget
Indubbiamente l’aspetto principale perché, come nella vita di tutti i giorni, è necessario determinare i limiti entro cui dobbiamo muoverci. Di solito si consiglia di realizzare una lista della spesa in cui sia assegnato un importo stimato per ogni servizio. Noi preferiamo conoscere il tetto massimo di spesa da cui sottrarre inizialmente gli importi delle voci indispensabili come location o un catering, e poi destinare le attenzioni a tutti gli altri servizi desiderati. Solo in ultimo potremmo inserire i dettagli.
Dare consigli pratici per organizzare un matrimonio è fondamentale, ma è importante sempre comprendere le esigenze dei futuri sposi, solo allora, andremo a snocciolare il valore dell’evento personalizzato settore per settore.
Stabilire una data
Questa è frutto del desiderio della coppia ma deve tenere conto della disponibilità dei servizi e dei fornitori, della disponibilità di invitati “fondamentali”, del clima,… considerate che la definizione del giorno comporta anche variazioni di carattere economico perché molte location, per esempio, applicano costi differenti a seconda del giorno della settimana e del mese
Scegli la location
Come segnalato in precedenza la definizione della location deve contemplare lo stile del matrimonio ed il suo costo deve essere congruo al budget. Oggi si trovano tantissime location sulle piattaforme di ricerca anche se, per onestà professionale, alcune proposte non presentano le credenziali necessarie ad ospitare matrimoni.
Proprio per questo motivo vi consigliamo di essere celeri nell’individuarla perché più ci si attarda, più si rischia di dover fare altre scelte non pienamente soddisfacenti fino a giungere al cambio di ambientazione come pure il cambio di data… ed, in questi casi, abbiamo fatto strike con tutti i fornitori.
Individua e sottoscrivi i contratti con i fornitori
Il momento fondamentale della progettazione è capire cosa vogliamo realizzare basandoci su stile e tema. Se vogliamo seguire i consigli pratici per organizzare un matrimonio dobbiamo in primis avere un progetto perché i fornitori possono essere di livello altissimo ma inadatti all’effetto finale che vogliamo rendere. Inevitabile il suggerimento di fare questa scrematura in tempo utile ed osservando nei limiti del possibile la spesa.
Come ci siamo detti in precedenza in un altro articolo del blog mentre il tema può non essere definito, lo stile è fondamentale. Quasi in maniera inevitabile porrà le basi per tutti gli allestimenti e in un certo senso traccerà il mood dell’evento. Sono certa che quanto si è scritto possa essere visto come una limitazione della creatività ma dovete pensare che la fantasia, dovendovi fornire consigli pratici per organizzare un matrimonio, sia un punto essenziale che sosterrà l’intero evento.
Timeline
Non è altro che la pianificazione ordinata dei momenti dell’evento/giornata. Quella che tutti conosceranno contemplerà l’orario dell’arrivo, quello della celebrazione, l’inizio del ricevimento e tutti i momenti che vorrete sottolineare. Ve ne è però una seconda destinata al dietro le quinte e quella, dove si scandisce l’operato di tutti i fornitori, non è nota nemmeno agli sposi perché può contenere anche eventi sorpresa che tutti i tecnici devono conoscere. Ovviamente lo staff farà in modo da condurvi attraverso questi momenti ed in piena condivisione con tutti i partecipanti.
Individuare la lista degli invitati
Oggi comune sui social con il termine guest list è chiaramente la lista degli ospiti la cui gestione sembra banale ma non lo è perché scoprirete molto presto le tante pressioni esercitate dalle rispettive famiglie per coinvolgere parenti, magari lontani, amici,… anche persone che possono di fatto non essere così vicine alla vostra vita. Quello su cui si potrà lavorare è la loro disposizione ai tavoli e su come integrare la presenza di queste persone più distanti all’evento; per esempio potremmo avere una coppia di vecchi amici di mamma e papà che in un matrimonio molto giovanile potrebbero sentirsi isolati.
Inviti e partecipazioni
Anni fa vi avremmo detto di iniziare a sfogliare libroni di esempi eventualmente personalizzabili ma se vogliamo dei consigli pratici per organizzare un matrimonio in questi anni, iniziamo a considerare le partecipazioni digitali e quelle sagomate su disegno personalizzato. Al di là della foggia, aderente al tema, la cosa essenziale è che contengano tutte le informazioni esatte quali data, luoghi, orari per poi aggiungere elementi importanti ma non determinanti quali dress code, fascia d’età ammessa,…
Organizza il dress code
Posto che gli abiti degli sposi si adattino all’atmosfera desiderata, spesso, oggi, viene precisato il dress code ossia il tipo di abbigliamento suggerito agli invitati. In un’ottica organizzativa potrebbe sembrare un vincolo ma di fatto permette agli invitati di avere un orientamento. Le cerimonie più formali richiedono una stretta aderenza, mentre nelle circostanze più informali, familiari,… acquisisce un significato più morbido.
A tutti gli effetti rientra tra i consigli pratici per organizzare un matrimonio perché agevola i partecipanti, in primis le signore, a non dilungarsi su scelte a tutto campo. Il dress code può avere un peso importante nella scenografia globale dell’evento.
Prepara un piano B
È semplicemente fondamentale quando il nostro evento dovrebbe essere celebrato e/o festeggiato all’esterno. A volte il maltempo è così rapito dai nostri progetti che non resiste alla tentazione di venirci a trovare e noi dobbiamo essere pronti ad accoglierlo senza gravare sul risultato scenografico finale. Molte volte capita di fare sopralluoghi in locations meravigliose senza un adeguato piano B; personalmente le sconsiglio perché una soluzione “arrangiata” è un risultato deludente. Alle mie coppie dico sempre:
Prima di innamorarvi di una location, considerate il suo piano B. Se quello vi piace siamo a cavallo
Gianna Giovannini
Controlla i dettagli
A circa due settimane dall’evento spunta la check list dei fornitori per la prova generale del progetto. Due settimane di anticipo ti consentiranno di amministrare eventuali mancanze, inesattezze, compromessi necessari,… la nostra guida dei consigli pratici per organizzare un matrimonio non può trascurare questa verifica
Fai attenzione alla legalità
Sicuramente questo è l’aspetto meno romantico ma è fondamentale affinché tutto possa procedere senza intoppi. Ricordiamo pertanto di essere a posto con i documenti matrimoniali, eventuali permessi per ZTL o zone di norma interdette all’accesso e con i permessi per la trasmissione audio-video (SIAE).
Goditi il momento
Dopo tutta questa carrellata ricordatevi di goderVi il giorno del matrimonio; cercate di rilassarvi e celebrare l’amore con le persone a voi care. Non rientra tanto tanto tra i consigli pratici per organizzare un matrimonio ma concedetevi qualche piccola coccola pre-matrimoniale perché il dietro le quinte è tanto e noi, che lo facciamo sempre per voi, sappiamo cosa significa.
Se avete piacere di scambiare due parole sono a vostra disposizione a questo link.
