Siete stati travolti da un colpo di fulmine? Avete incontrato l’anima gemella e volete unire le vostre vite appena possibile? Una cicogna sta per atterrare nelle vostre vite e desiderate suggellare la vostra unione? Vi siete attardati nei preparativi e dovete correre ai ripari? Ecco come gestire al meglio un matrimonio in 4 mesi!
FIRST OF ALL: BUDGET!
Il primo passo da considerare nella definizione di un matrimonio in 4 mesi, soprattutto se non si può contare sul supporto di persone vicine, è quello di definire il budget che sarà il metro di misura per la definizione di tutti gli altri servizi.
Essendo un tempo molto ristretto, spesso si dovrà ricorrere a piccoli compromessi che potrebbero essere un servizio di alto livello e quindi poco inflazionato da impegni ma altrettanto più oneroso; analogamente si deve considerare il fatto che i fornitori “migliori” possano essere già opzionati in altri contesti e pertanto si debba far riferimento ai disponibili.
Nessuno esclude che questa condizione possa generare una buona risultanza ma certamente non sempre aderisce al nostro progetto iniziale.
LA DATA ED IL LUOGO
Il matrimonio in 4 mesi ha un lasso temporale ristretto e la data sarà pseudo-definita agli esordi.
Certo che proprio in ragione del ridotto preavviso si dovrà iniziare individuando la location e mettere sul tavolo di lavoro la disponibilità dei fornitori. Ci troveremo di fronte a più soluzioni che probabilmente avranno differenti punti di forza come anche limiti.
A quel punto dovrete mediare l’opzione più consona alle vostre esigenze/aspettative e la scelta finale determinerà “LA DATA”.
GUEST LIST
Sempre per un fattore di carattere temporale ed organizzativo, dovrete inviare il prima possibile i save the date perché il vostro evento abbia la piena partecipazione di chi desiderate al vostro fianco.
Dopo questo primo cenno avrete un mesetto circa per definire la partecipazione vera e propria che dovrà essere inserita nel contesto generale dell’allestimento.
FOOD & BEVERAGE
Il catering, se non già presente all’interno della location prescelta, è l’elemento più difficile da coinvolgere nel nostro “matrimonio in 4 mesi”, perché a differenza di altri servizi che possono essere destinati a più eventi contemporaneamente, può incontrare difficoltà organizzative e per le dotazioni e per il personale.
Solo le aziende più rilevanti dispongono di molteplici cucine attrezzate e di risorse umane idonee a eventi contemporanei senza cadere nel gap qualitativo.
PHOTO-VIDEOMAKER
La scelta del team di fotografi e video-maker è fondamentalmente la scelta di un artista che, pur essendo spesso organizzati in team con più operatori dedicati, mantengono la loro identità professionale e pertanto se la scelta è mirata su un professionista in particolare non è detto che la squadra soddisfi le aspettative. Chiaramente i tempi di coinvolgimento potrebbero giocare un ruolo cruciale nella sua/loro disponibilità.
I FIORI ED IL VERDE
I fioristi usualmente sono presenti all’evento soprattutto in quelle circostanze in cui si configuri la necessità di dover trasferire le composizioni ma dobbiamo dire che queste vengono spesso realizzate all’interno dei laboratori per poi trasferirle in location solo in prossimità dell’evento.
Questo modus operandi consente anche di seguire più eventi simultaneamente a patto che vi sia qualcuno in loco che possa prendersene cura; può essere una figura designata dal fiorista ma spesso anche il team della wedding planner se ne avete prescelta una.
Come in altri frangenti sarà utile valutare stagionalità e clima per non inficiare l’eco-sostenibilità e razionalizzare il budget.
Di certo la potenziale assenza della florist all’evento richiede qualche considerazione “strategica” che la tua wedding planner ti illustrerà nel dipanare tutti gli aspetti.
MUSICA ED INTRATTENIMENTO
È essenzialmente una scelta di gusto personale che deve inserirsi nel contesto e pertanto in questa ampia gamma di professionisti credo abbia senso individuare le figure più adatte solo dopo aver definito il tenore, lo stile, eventualmente il tema che volete conferire al vostro matrimonio in 4 mesi. La wedding agency vi fornirà una serie di collaboratori fidelizzati ma l’empatia con la coppia ha il ruolo cardine. Di solito si incontrano più difficoltà ad individuare il DJ perché il periodo clou della loro attività si sovrappone a quella del wedding ma non è nemmeno scontato trovare il musicista dal vivo o l’interprete.
ABBIGLIAMENTO
Solo per chi non è addetto ai lavori 4 mesi sono un tempo ampio e la prima occasione in cui ne prenderete coscienza è la scelta dell’abito. Dopo una prima scrematura insieme alla vostra wedding agency sarà necessario concordare le prove in atelier (uno o più), scegliere un modello definitivo ed eventualmente passare ai ritocchi: un punto troppo stretto, una parte troppo esposta, i bottoni di un colore differente,… Quel giorno dovete essere perfetti. Scoprirete che tutte queste fasi hanno tempi difficili da forzare e di solito ampi. Certo che la presenza di una wedding planner e la sua rete di fornitori vi permetterà di trovare scorciatoie e vie preferenziali.
… TANTI PICCOLI FONDAMENTALI DETTAGLI
Questa è forse la parte più ludica della programmazione, quella in cui dovrete scegliere i colori, il tema, bomboniere, segnaposto e chi più ne ha più ne metta. È ludica per la soddisfazione che produce nei futuri sposi che già immagineranno le reazioni dei singoli ospiti ma anche perché di solito i tempi di realizzazione sono abbastanza ragionevoli per un matrimonio in 4 mesi.
I LUOGHI DELLA CELEBRAZIONE
A seconda della scelta che farete ossia religiosa, simbolica,… è fondamentale definire quasi subito la sede della celebrazione sia per “trovare il posto” ma anche perché dovremmo inserire questa informazione sulle partecipazioni! Oggi viviamo in un mondo tendenzialmente informale e la mancata definizione del luogo preciso dell’evento, in maniera buffa, potrebbe essere anche mascherato, semicomunicato,… ma è poi importante che un luogo e le figure preposte ci siano perché altrimenti rischieremmo di fare solo una bella festa senza ufficialità. Se la location sarà anche il teatro del rito nessun problema; ridurrete lo stress vostro e gli spostamenti degli invitati.
LA LUNA DI MIELE
È solo un aspetto da definire nel senso che è già un post-evento e non incide sulle tempistiche o sulle scelte dell’evento. L’unico ostacolo che potreste incontrare è la disponibilità di voli, resort, navi,… ma è anche facile individuare più ipotesi per la medesima meta come anche per mete differenti. Qui potete serenamente navigare con la fantasia e mettere in atto. Unica raccomandazione è controllare la presenza e validità del passaporto, che ad oggi richiede ancora tempi di rilascio più lunghi.
IL RUSH FINALE
Mancano due settimane al fatidico si e bisogna iniziare a tirare tutti i fili del nostro progetto. Se avrete lavorato in maniera puntuale ed i fornitori interpellati non saranno stati oggetto di sorprese, tutto si inserirà in maniera perfetta come un intarsio. Di certo la mole e la peculiarità dei servizi coinvolti, addizionati al normale menage lavorativo, produrranno un importante stress alle coppie amanti del DIY; la presenza di una agenzia dedicata vi solleverà da tanti pensieri. Non vi nascondiamo che tra i tanti progetti forniti da Oronero Eventi alle coppie abbiamo quello più completo che abbiamo chiamato “NO-STRESS” proprio per agevolare al massimo tutte le telefonate, conferme, check list, sopralluoghi, verifiche materiali,… Questo aspetto assume una rilevanza superiore perché il matrimonio in 4 mesi concentra tutti ciò in un tempo ristretto.
IL WEDDING DAY!
Il giorno è giunto e, giuste o sbagliate le scelte, bisognerà orchestrare la giornata. Fate in modo di individuare un qualcuno che coordini la giornata perché ho la sensazione che voi facciate fatica!!! Spesso si individua una figura tra i familiari più stretti ma non escludete l’ipotesi di un wedding cohordinator; in fondo… lo fa per professione.
Come potete vedere il matrimonio in 4 mesi è in realtà spesso un’opera di mediazione tra desideri e possibilità in cui l’optimum è individuare la sinergia più soddisfacente.
Queste due chiacchiere orientative servono solo per farvi ragionare sul timing dell’evento e sui punti inderogabili; a volte mi sono concessa qualche piccola battuta ma se aveste necessità non esitate a cliccare questo link.
A presto!!!
